¿Qué documentos necesita una empresa para legalizarse en instalaciones contra incendios? Todo lo que deben conocer las empresas antes de presentar la declaración responsable y obtener la habilitación para operar en España.
Las empresas que desean dedicarse a la instalación y mantenimiento de sistemas de protección contra incendios deben cumplir una serie de requisitos establecidos por la normativa estatal antes de iniciar su actividad. La regulación vigente fija tanto las obligaciones documentales como las condiciones técnicas y administrativas que deben acreditarse para poder operar legalmente.
El procedimiento se encuentra regulado por el Real Decreto 513/2017, que aprueba el Reglamento de Instalaciones de Protección Contra Incendios (RIPCI). A partir de este marco normativo, las comunidades autónomas gestionan la recepción de la documentación y la tramitación de las declaraciones responsables necesarias para autorizar el inicio de la actividad.
¿Qué documentación debe presentar una empresa para darse de alta?
La normativa establece que cualquier empresa que quiera darse de alta como instaladora o mantenedora de instalaciones contra incendios debe presentar una declaración responsable ante el órgano competente de la comunidad autónoma donde tenga su establecimiento principal. En Andalucía, por ejemplo, este trámite se realiza mediante el sistema HAPR desarrollado por la Consejería competente en materia de industria. Con esta declaración, la empresa manifiesta que cumple todos los requisitos exigidos, dispone de la documentación acreditativa y asume la responsabilidad de mantener dichas condiciones durante el ejercicio de su actividad.
¿Cuáles son los documentos que necesita una empresa para legalizarse en instalaciones contra incendios?
Entre los documentos que necesita una empresa para legalizarse en instalaciones contra incendios destacan aquellos que acreditan su constitución legal cuando se trata de una persona jurídica, la documentación relativa a su organización interna, los contratos del personal técnico exigido por la normativa y la acreditación de disponer de los medios materiales necesarios. También resulta imprescindible contar con la documentación que demuestre la contratación del seguro de responsabilidad civil profesional y, cuando corresponda, los certificados de calidad y de cualificación técnica exigidos para determinadas especialidades.
¿Es obligatorio disponer de personal cualificado?
Sí. El Reglamento exige que las empresas cuenten con personal suficiente para desarrollar la actividad conforme a los requisitos establecidos. Como mínimo, debe existir una persona con titulación universitaria y competencias específicas que asuma la responsabilidad técnica de la empresa, además de personal operario cualificado para cada uno de los sistemas en los que la empresa esté habilitada. La normativa permite que ambas funciones recaigan en una misma persona siempre que reúna todas las condiciones exigidas.
¿Qué ocurre con el mantenimiento de los extintores?
Las empresas que realicen operaciones sobre extintores deben acreditar igualmente el cumplimiento de los requisitos específicos previstos en la normativa técnica correspondiente. Además del sistema de gestión de calidad implantado, la entidad certificadora debe verificar que el mantenimiento se ajusta a la Norma UNE 23120, dedicada al mantenimiento de estos equipos. Esta exigencia forma parte de los requisitos necesarios para obtener y conservar la habilitación administrativa.
¿Qué seguro debe contratar la empresa?
Uno de los requisitos imprescindibles consiste en disponer de un seguro de responsabilidad civil profesional o de una garantía equivalente. La cobertura mínima exigida alcanza los 800.000 euros por siniestro, una cuantía fijada para responder frente a los posibles daños derivados de la prestación de los servicios. El Ministerio competente puede actualizar periódicamente dicho importe cuando resulte necesario mantener su equivalencia económica.
¿Qué ocurre con los sistemas de extinción cocinas?
Las empresas que trabajen con sistemas de extinción cocinas deben comprobar previamente si los equipos instalados incorporan tecnologías o agentes cuya manipulación exige certificaciones específicas. Cuando la actividad incluya instalaciones con agentes gaseosos fluorados, será obligatorio disponer de las acreditaciones profesionales previstas tanto en la normativa europea como en la legislación española sobre comercialización y manipulación de gases fluorados.
¿Es obligatorio disponer de un certificado de calidad?
Sí, aunque existe una excepción para las empresas que comienzan su actividad. Con carácter general debe acreditarse un sistema de gestión de calidad certificado por una entidad de certificación acreditada. No obstante, durante el primer año desde el inicio de la actividad se considera suficiente demostrar que dicho sistema se encuentra contratado y en proceso de implantación, siempre que se ajuste a las condiciones establecidas por la normativa vigente.
¿Qué sucede después de presentar la declaración responsable?
La presentación de la declaración responsable permite a la administración asignar de oficio un número de identificación a la empresa e inscribirla en el Registro Integrado Industrial. Desde ese mismo momento la empresa queda habilitada para desarrollar su actividad en todo el territorio nacional, sin necesidad de solicitar autorizaciones adicionales en cada comunidad autónoma, siempre que mantenga el cumplimiento de todos los requisitos exigidos.
¿Es necesario comunicar cambios o el cese de la actividad?
Sí. Cualquier modificación que afecte a los datos declarados inicialmente debe notificarse al órgano competente de la comunidad autónoma donde se presentó la declaración responsable. Lo mismo ocurre cuando la empresa decide cesar su actividad. La comunicación debe realizarse dentro del plazo de un mes desde que se produzca la modificación o el cese, utilizando los procedimientos habilitados por la administración correspondiente.
¿Qué requisitos técnicos deben mantenerse durante toda la actividad?
La habilitación administrativa no finaliza con la presentación de la documentación inicial. La empresa debe conservar permanentemente los medios técnicos, el personal cualificado, la cobertura del seguro, la documentación acreditativa y los certificados exigidos para cada especialidad en la que opere. Asimismo, deberá mantener actualizados todos los datos comunicados a la administración para continuar desarrollando legalmente su actividad en el sector de las instalaciones contra incendios.
